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Los 14 principios de la administración de Henri Fayol

Para los gerentes no es fácil administrar un equipo de trabajo diverso, ya que hay muchos factores que deben tener en cuenta al momento de manejar una organización. Afortunadamente existen 14 principios administrativos que hacen que este proceso sea más efectivo.

 

 


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Los 14 principios de la administración de Henri Fayol

Guatemala, 21 Ene, 2017 - 20:57:23


La llegada de la Revolución Industrial a mediados del siglo XVIII trajo consigo las fábricas. Y con ellas, llegó una serie de problemas administrativos que durante más de 150 debieron ser resueltos con gran dificultad por los empresarios, quienes no contaban en ese entonces con modelos y métodos que les permitiesen administrar eficientemente sus organizaciones.

Tabla de contenido:

División del trabajo

Por: Sven Sanchez

Afortunadamente, el ingeniero francés Henri Fayol (1841 – 1925) publicó en 1916 su libro “Administración Industrial y General”, que le valió ser considerado el padre de la administración moderna. En esta obra detalló 14 principios de la administración, los cuales esencialmente explican la forma en la que los gerentes deben organizar a sus empleados e interactuar con ellos.

14 Principios de la Administracion de Fayol

Al presentar los principios de la administración, Fayol mantuvo dos cosas en mente. Primero, que la lista de principios no debía ser muy larga sino sugestiva e incluir únicamente aquellos principios que se pudieran aplicar en la mayoría de situaciones. Segundo, que los principios debían ser flexibles para poder realizar cambios en caso de ser necesarios.
 
Los 14 Principios Administrativos de Fayol, a pesar de tener más de un siglo, siguen siendo reconocidos y aceptados universalmente en la actualidad. No importa cuánto avance la tecnología, o si la empresa es grande o pequeña, conocer estos principios debe ser de interés para todo administrador.
 

Estos son los 14 principios de la administración de Henri Fayol y la forma en la que puedes implementarlos en tu organización:

(1) División del trabajo

Este principio nos dice que el trabajo debe dividirse en varias partes, y que a cada individuo debe asignársele únicamente una parte del trabajo de acuerdo con sus habilidades, en vez de darle todo el trabajo a una sola persona.

1 Principio: Division del trabajo

Cuando un individuo en particular realiza el mismo trabajo repetidamente, se convertirá en un experto realizando esa parte particular de todo el trabajo. En consecuencia, la organización se beneficiará de la especialización del trabajador.
 
Por ejemplo, una fábrica de muebles recibe una orden para producir 100 mesas. La fábrica cuenta con 5 trabajadores. Hay dos formas de completar este pedido. La primera, es que cada trabajador complete 20 mesas.
 
La segunda forma puede ser distribuir las diferentes partes de la mesa, como las patas, los soportes laterales, el top, el ensamblado y el acabado a los 5 trabajadores, de tal manera que cada trabajador realice la misma tarea para las 100 mesas. Lógicamente, este método es mucho más eficiente que el primero.
 
El principio de división del trabajo no se aplica a los trabajadores únicamente sino también a los gerentes. Por ejemplo, si un gerente pasa un largo período de tiempo trabajando en las mismas actividades, se convertirá en un experto en ese trabajo particular. En consecuencia, podrá tomar más y mejores decisiones en menos tiempo. 
 
Los efectos positivos de la especialización en el trabajo son la mejora en la calidad del trabajo, aumento en la velocidad de producción y menor gasto de recursos.
 

(2) Autoridad y Responsabilidad

De acuerdo con este principio, la autoridad y la responsabilidad deben ir de la mano. Significa que solamente puede responsabilizar a un individuo particular por un trabajo que se le asignó, si también le dio la autoridad suficiente para descargar esa responsabilidad.

2 Principio: Autoridad y Responsabilidad

No es correcto responsabilizar a una persona por un trabajo en ausencia de autoridad. De acuerdo con Fayol, “el resultado de la autoridad es la responsabilidad. Cuando la autoridad se usa, la responsabilidad nace automáticamente.”
 
Por ejemplo, el Gerente General de una compañía ha duplicado la meta de ventas para el siguiente año. Para lograr este objetivo, debe darle autoridad al Gerente de Ventas para contratar nuevos representantes de ventas y realizar publicidad de acuerdo con la necesidad. Si la autorización para llevar a cabo estas cosas no es proporcionada, el Gerente de Ventas no puede ser responsabilizado por no alcanzar la meta.
 

(3) Disciplina

La disciplina es esencial en cualquier trabajo exitoso. Fayol considera que la disciplina significa obediencia, respeto de la autoridad y observancia de las reglas establecidas.

3 Principio: Disciplina

La disciplina puede establecerse mediante una buena supervisión en todos los niveles, una explicación clara de las reglas y la implementación de un sistema de premios y castigos. Los empleados obedecerán solo si reciben una buena dirección por parte de su gerente. Un gerente puede dar un buen ejemplo a sus subordinados disciplinándose a sí mismo.
 
Por ejemplo, si los empleados rompen su promesa de trabajar a su mayor capacidad, equivaldría a una violación de su obediencia. O si un gerente tiene autoridad de realizar ventas al crédito, pero únicamente ofrece esta facilidad a sus familiares y amigos, equivaldría a ignorar su respeto por su autoridad.
 

(4) Unidad de Comando

De acuerdo con el principio de Unidad de Comando, cada empleado debe recibir órdenes solamente de un superior a la vez, y ese empleado debe responder únicamente a ese superior sin que existan otras líneas de comando en conflicto. Si hay varios superiores impartiendo ordenes al mismo empleado, éste no sabrá a cuál orden darle prioridad, generando confusión.

4 Principio: Unidad de Comando

Esta situación afecta negativamente la eficiencia de los subordinados. Por otra parte, cuando hay varios superiores, cada superior quiere que se les dé prioridad a sus órdenes. Este problema de egos crea la posibilidad de un enfrentamiento con otros gerentes. En consecuencia, su propia eficiencia puede verse afectada.
 

(5) Unidad de Dirección

La Unidad de Dirección significa que únicamente debiera haber una cabeza para un plan para un grupo de actividades que tienen el mismo objetivo. En otras palabras, debe haber un plan de acción para un grupo de actividades que tienen el mismo objetivo y debe haber un solo gerente para controlarlas.

5 Principio: Unidad de Direccion

Por ejemplo, supongamos que una empresa fabrica dos productos, motonetas y automóviles. Por lo tanto, tiene dos divisiones. Como cada producto tiene sus propios mercados y problemas, cada división debe tener sus propias metas, y planificar de acuerdo a sus condiciones específicas para lograr los mejores resultados. 
 
Es necesario distinguir entre la unidad de comando y la unidad de dirección. La unidad de comando significa que únicamente debe haber un gerente dando órdenes a un empleado, mientras que la unidad de dirección significa que únicamente debe haber un gerente ejerciendo el control de todas las actividades hacia un mismo objetivo.
 

(6) Subordinación del interés individual al interés general

De acuerdo con este principio, el interés general o el interés de la organización están por encima de todo.

5 Principio: Interes General ante todo

Por ejemplo, si un gerente se encuentra en la posición de tomar una decisión que podría dañarlo personalmente pero cuyo resultado beneficia a la empresa, lo correcto sería que tome la decisión. Por el contrario, si una decisión ayuda al gerente de manera personal pero resulta en una pérdida para la empresa, dicha decisión nunca debería de ser tomada.
 

(7) Remuneración a los empleados

Si esperas que tus empleados sean disciplinados, quieres tener unidad de dirección y comando, entonces debes remunerar a los empleados para que se concentren en su trabajo en vez de estar pensando en irse a trabajar con la competencia.

7 Principio: Remuneracion

Fayol es de la opinión de que los empleados deben recibir una remuneración justa para que tanto los empleados como los dueños se sientan igualmente satisfechos. Es tarea del administrador asegurarse que los empleados reciban una remuneración acorde a su trabajo.
 
Por el contrario, si los empleados no reciben una remuneración justa por su trabajo, éstos no trabajarán con dedicación, honestidad ni a plena capacidad. Como resultado, la organización terminará fracasando.
 
Una remuneración justa depende de varios factores como el costo de vida, la demanda de trabajos y la habilidad del empleado. De acuerdo con Fayol, para motivar a los empleados es necesario darles otros incentivos además de la remuneración general, como bonos, premios y reconocimientos.
 
Por ejemplo, supongamos que las cosas marchan bien y la compaña está logrando buenos ingresos. En tal situación, la remuneración de los empleados debiera incrementarse sin que éstos siquiera deban solicitarlo. Si esto no se hace, los empleados dejarán la empresa a la primera oportunidad y se tendrá que incurrir en gastos de contratación y entrenamiento de nuevo personal que significarán una pérdida para la empresa y una merma en la eficiencia.
 

(8) Centralización y Descentralización

La centralización es la cantidad de control que recae en las personas de una organización. Si hay un grupo selecto de personas que tienen control (por ejemplo en grandes corporaciones), entonces esto se conoce como centralización. Por otra parte, si el control de la organización está en manos de un porcentaje mayor de personas (como en las pequeñas empresas), se conoce como descentralización.

8 Principio: Centralizacion y Descentralizacion

Las organizaciones deben mantener un balance entre centralización y descentralización, apuntando a una centralización efectiva en vez de completa centralización o completa descentralización. Al hablar de centralización efectiva, Fayol sugiere que los superiores mantengan la autoridad de tomar las decisiones importantes, mientras que las decisiones diarias y de menor importancia sean delegadas a los subordinados.
 
Por ejemplo, las decisiones en cuanto a la determinación de objetivos, políticas y expansión del negocio deben permanecer en manos de los superiores. Mientras que la autoridad para comprar insumos y dar permisos a los empleados debe ser delegada a los subordinados.
 
La mayoría de grandes empresas tienen unidades estratégicas de negocios que también son una forma de descentralización. Estas unidades estratégicas de negocios tienen su propio poder para tomar decisiones. De manera similar, muchas empresas pequeñas comparten la autoridad de manera descentralizada para realizar el trabajo más rápidamente. Sin embargo, esto depende del negocio y el tipo de industria.
 
Los efectos positivos de este principio son:
  • Reducción de la carga de trabajo de los superiores
  • Mejores decisiones son tomadas más rápidamente
  • Mejora la iniciativa de los empleados

(9) Cadena escalonada

Toda organización tiene una jerarquía. La cadena escalonada se refiere a una línea formal de autoridad que se mueve desde el rango superior hasta el rango más inferior en una línea recta.

9 Principio: Cadena escalonada

De acuerdo con Fayol, la cadena debe ser clara y seguirse de manera estricta. Significa que las comunicaciones deben moverse desde el tope hacia la base y viceversa en una línea recta. La condición importante es que ningún nivel en la cadena de mando sea saltado durante la comunicación.
 
Sin embargo, también es fundamental la comunicación lateral, siempre y cuando los superiores la autoricen. Este concepto se desarrolló para que empleados del mismo rango se puedan contactar en caso de emergencia para evitar retrasos en la comunicación.
 

(10) Orden

El lugar de trabajo debe ser seguro y limpio para todos los empleados. El principio de orden dicta que debe haber un lugar para cada cosa, cada cosa debe estar en su lugar y la persona indicada debe estar en el lugar indicado. Debe haber un orden para los materiales, las cosas y las personas en la organización de modo a lograr mayor eficiencia y coordinación.

10 Principio: Orden

El orden de las cosas es llamado Orden Material, y el orden de las personas es llamado Orden Social. Si una organización no trabaja de forma ordenada, habrá caos. Mantener el orden material y social asegura que todos en la organización conozcan su lugar de trabajo, lo que cada quien debe hacer y de donde debe obtener el material requerido. Consecuentemente, todos los recursos en la organización serán utilizados apropiadamente.
 

(11) Equidad

Al lidiar con los empleados, el gerente debe ser amable, justo y tratar a todos los empleados por igual. La equidad crea equidad y devoción de los empleados hacia la organización. El principio de equidad sugiere que los gerentes deben ser imparciales, sin mostrar preferencias.

11 Principio: Equidad

Una queja común entre los empleados es que sienten que otros empleados son tratados de forma distinta, son mejor remunerados o son promovidos a un mejor puesto a pesar de tener un rendimiento inferior. Una organización justa es aquella en la que se mantiene la equidad para todos. Si la compañía es ética, la equidad se conseguirá de manera automática. 
 
Fayol también nos dice con este principio que no debe haber un trato igual hacia dos empleados cuyo desempeño es distinto. Si un empleado trabaja muy bien y otro trabaja mal, el segundo debe ser tratado severamente. Eso sería lo justo y equivaldría a equidad. Por esto mismo Taylor sugirió su método de remuneración diferencial.
 
Por ejemplo, un obrero termina 10 unidades de un producto en un día. Otro obrero que es pariente del supervisor completa solo 8 unidades, pero recibe la misma remuneración que el primero. Esto viola el principio de equidad. El segundo obrero debería recibir menos remuneración que el primero.
 

(12) Estabilidad del personal

Los administradores deben realizar un esfuerzo por reducir la rotación de personal. Naturalmente, si hay demasiada rotación, se perderá mucho tiempo en capacitación y entrenamiento y subirán los costos. A los costos de reclutamiento y selección se debe sumar el aumento en errores y defectos en la producción y el sentimiento de inestabilidad en los empleados. La retención de empleados productivos debe ser prioritaria.

12 Principio: Estabilidad de los empleados

Aunque puede tomar tiempo, los gerentes deben dar suficiente tiempo a los empleados para asentarse en sus nuevos puestos, ya que éstos deben aprender a realizarlos bien para volverse más eficientes. De acuerdo con Fayol, los empleados deben sentirse seguros y estables en su puesto ya que la inestabilidad lleva a la ineficiencia. 
 
Si analizamos a las empresas exitosas, se toman la rotación de personal muy en serio. Cuentan con varios procedimientos para asegurarse que sus empleados no abandonen a la compañía, e incluso si lo hacen, la gerencia realiza un gran esfuerzo para averiguar los motivos por los cuales un empleado decide dejar la empresa. De forma similar, utilizan tácticas para que sus empleados no se aburran e incentivos para mantener su iniciativa. 
 
Las organizaciones exitosas tienen un grupo de empleados estables. Estos son algunos de los beneficios en pocas palabras:
  • Entre menos rotación, mejores son las ganancias.
  • Una alta rotación significa un aumento de los costos de reclutamiento, selección, capacitación, entrenamiento, rechazos por productos defectuosos.
  • Si la rotación es baja significa que los empleados están contentos y la empresa se desarrollará más rápido al contar con empleados entrenados en todos los puestos.

(13) Iniciativa

Los empleados deben tener la suficiente libertad para planificar sus labores y llevarlas a cabo, siempre dentro de los límites de la autoridad y disciplina. Los gerentes deben abandonar su falso sentido del prestigio para alentar la iniciativa en los empleados y animarlos a expresar nuevas ideas. Esto motiva el interés y el involucramiento de los empleados, lo cual crea un valor agregado para la empresa y termina por convertirse en una fortaleza para la organización. La iniciativa brinda satisfacción a los empleados y conlleva al éxito de la empresa.

13 Principio: Iniciativa

Por ejemplo, un vendedor le sugiere al gerente de ventas que implemente una nueva técnica de negocios. El gerente de ventas le dice al vendedor que eso no es posible e ignora la sugerencia sin siquiera pensarlo. En esa situación, el vendedor que fue menospreciado nunca volverá a ofrecer alguna sugerencia porque su deseo de tomar iniciativa ha sido suprimido. 
 
Si por el contrario su sugerencia hubiera sido escuchada de manera atenta (aunque no se hubiera implementado), la iniciativa del empleado habría sido alentada y tendría el valor de ofrecer nuevas sugerencias en el futuro.
 
Suena muy bien cuando escuchamos que una compañía ha innovado y lanzado un producto nuevo al mercado. Pero muchas veces nos preguntamos por qué las empresas no innovan constantemente. Si analizas a las empresas más innovadoras te darás cuenta que son las que alientan a sus talentos jóvenes y viejos para expresar sus ideas, mostrando interés en ellas e involucrándose para motivar a esos profesionales.
 
Google, Apple y Amazon son algunas de las empresas que han implementado este principio de Fayol. En Google, los desarrolladores e ingenieros tienen un tiempo para distraerse y relajarse mientras piensan en ideas innovadoras que puedan convertirse en productos para Google. Lo mismo sucede en Apple y Amazon. Al alentar la iniciativa de los empleados, el nivel innovador de esas empresas es elevado.
 
Efectos positivos de la iniciativa:
  • Incrementa el poder de pensamiento de los empleados
  • Se logra la cooperación entre los empleados al implementar decisiones
  • Aumenta el sentimiento de apego hacia la organización

(14) Espíritu de equipo

De acuerdo con este principio, el administrador debe esforzarse continuamente por desarrollar un espíritu de equipo, cooperación y unidad entre sus subordinados. Para lograrlo, el primer paso es utilizar la palabra “nosotros” en vez de “ustedes” al hablar con ellos.

14 Principio: Espiritu de equipo

El espíritu de equipo es la unión entre la gerencia y los empleados de la empresa, que lleva a que una organización se sienta orgullosa de lo que hace logrando lealtad de sus empleados y clientes. Contribuye a la cultura organizacional y crea una atmósfera de confianza mutua y entendimiento. 
 
La cohesión entre los empleados es una fuente de gran fortaleza para la organización y una cualidad en los negocios exitosos. El espíritu de equipo le da una verdadera ventaja competitiva a la organización porque significa que los empleados son entusiastas, están motivados y harán lo que sea por la empresa o la gerencia.

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Fuentes:



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