Los adelantos tecnológicos cada vez nos ayudan a reducir distancias y mantenernos comunicados en cualquier parte.
Esto ha favorecido el trabajo desde casa, una distinta administración de nuestro tiempo y la manera en que nos relacionamos con clientes y proveedores. Es allí donde nace el concepto de oficina virtual que esta cambiando la forma en que trabajamos.
Oficina virtual es la manera en que llamamos al hecho de tercerizar las actividades de secretaría y recepción. De esta manera, los negocios ya no requieren de una asistente a tiempo completo y mucho menos de unas instalaciones tradicionales con un área tipo lobby.
¿Pero qué prestan las Oficinas Virtuales?
Dentro de los servicios que prestan las oficinas virtuales, se encuentran:
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Domiciliaciones fiscales y comerciales
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Atención personalizada de llamadas y visitas
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Servicio secretarial como redacción de cartas y memos
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Manejo de mensajerias
Incluso existen servicios que permiten el uso de salas de reuniones y oficinas físicas para atender a clientes o proveedores en instalaciones decoradas de manera a realzar una imagen de profesionalismo. Actividades que siempre están a la puerta de la esquina.
Este servicio de Oficina Virtual es usualmente a una fracción de lo que cuesta tener una asistente de tiempo completo para hacer el mismo trabajo. También es cierto que el contratar una asistente de tiempo completo nos permite delegar algunas otras actividades, pero muchas de estas actividades también son servicios adicionales prestados por las compañías que ofrecen Oficinas Virtuales. Al hacer una comparación entre las mismas actividades, la relación costo-beneficio suele favorecer al servicio de Oficina Virtual. Esto sin tomar en cuenta el ahorro por no requerir una inversión en equipo y espacio para hacer el área del lobby de su oficina convencional.
¿Y quienes se benefician?
El servicio de Oficina Virtual es ideal para empresarios o profesionales independientes recién comenzando o no, para ejecutivos con una gran cartera de clientes y para trabajadores independientes pues les permite dar una imagen profesional y seria, recibir un servicio de recepción y secretaria de calidad y evitar la inversión en activos fijos en personal y en tiempo de administración. Así, al estar en la calle o haciendo un proyecto con un cliente, no se corre el riesgo de perder un contacto.
Con el servicio de Oficina Virtual no sólo se facilita y realza su trabajo sino se facilita el trabajo de sus proveedores o clientes que podrán siempre ser atendidos según sus instrucciones.
Concluimos con un par de comentarios de usuarios de Oficinas virtuales:
Ahora hay que estar al día con los servicios y adelantos tecnológicos. Los clientes le piden a uno, sino se van con la competencia
"La ventaja de una oficina virtual es que ante los clientes se da una impresión seria y confiable, aunque no se tenga físicamente la oficina"
Cortesía de:
Lic. José Rodrigo Méndez
Instant Buró
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