Sólo el 8% de las empresas han integrado ambos sistemas.

El 92% de las empresas que utilizan una herramienta de autorreserva (HAT), la práctica totalidad, desaprovechan alguna de sus ventajas, como el aumento de la productividad, por no haberlas integrado con sus sistemas de gestión de gastos. Así lo ha puesto de relieve un nuevo estudio encargado por Amadeus, líder mundial en soluciones tecnológicas y de distribución para el sector de los viajes y el turismo, y realizado por el Centro de Estudios sobre Viajes de Empresa de la Universidad de Cranfield y la Asociación de Ejecutivos de Viajes de Empresa (ACTE, por sus siglas en inglés).

Este estudio, basado en una encuesta a 168 travel managers miembros de ACTE y entrevistas con nueve empresas, se centró en cómo la integración de las herramientas de gestión de viajes repercute en la productividad empresarial. Mientras que el 56% de los encuestados ya había integrado una HAT en su intranet corporativa y el 30% en sus sistemas de recursos humanos, sólo el 8% de las empresas habían integrado su HAT con un sistema de gestión de gastos. Por otra parte, el 12% de estas compañías acababan de emprender proyectos de integración de HAT en sus sistemas de recursos humanos o de gestión de gastos y el 13%, en ambos.

Las ventajas de productividad son tangibles
De acuerdo con los encuestados, las ventajas de productividad más importantes que se pueden conseguir mediante la integración de las HAT con los sistemas de gestión de gastos se derivan de la exactitud y coherencia de los datos, específicamente en el sector servicios. Algunas de estas ventajas son:

• Reducción del tiempo empleado en notificar los gastos de viaje.

• Transferencia automática de los datos y las actualizaciones de los perfiles de viajeros.

• Reducción del trabajo manual de introducción de datos relacionados con los viajes.

Estos factores añaden más peso a las conclusiones de un estudio publicado este año por Aberdeen Group , que reveló que el coste de procesar los informes de gastos en las empresas con procesos de conciliación de gastos totalmente manuales era de 31,40 dólares, frente a los 15,10 dólares en aquéllas donde esta tarea está totalmente automatizada, alcanzándose un ahorro del 50%.

Elementos que favorecen la integración
El estudio revela que no importa qué soluciones busque la empresa o hasta dónde ha llegado en el proceso: los gestores necesitar saber cuáles son los elementos que impulsan la integración y seguir unas directrices básicas para garantizar el éxito del proyecto:

• La aprobación de la dirección es esencial para realizar el proceso de evaluación:
o Es imprescindible desarrollar parámetros de medición adecuados para conseguir apoyo y crear una base para medir el éxito del proyecto de integración.

• El proyecto de integración debe ser prioritario para el departamento de informática:

Es vital anticiparse a las complejidades tecnológicas del proyecto, ya que muchas grandes empresas con varias sedes utilizan procesos tanto electrónicos como manuales, lo que dificulta la integración.
 
• Los procesos y el nivel de concienciación de los empleados deben ser homogéneos para reforzar el grado de cumplimiento de las políticas:
o La formación de los empleados para que comprendan y cumplan determinados procesos homogéneos será determinante en el grado de cumplimiento.

• La estandarización de otros procesos internos es necesaria antes de acometer el plan de integración:

Es necesario simplificar y estandarizar los procesos locales dentro de las limitaciones de las normas locales antes de poder implantar un nuevo sistema de gestión de gastos.

La integración por módulos es más atractiva
El estudio también confirma una clara preferencia por las soluciones modulares de integración de terceros, en detrimento de los enfoques personalizados. En el estudio, «modular» significa que varios sistemas diferentes se conectan mediante un middleware (software de comunicación) que crea enlaces entre ellos. «Personalizado» quiere decir que el sistema se diseñaría para adaptarse a la forma actual en la que una empresa lleva a cabo sus actividades, reduciendo al mínimo los cambios en los sistemas y procesos que son necesarios para implantar la nueva aplicación.

El 68% de los encuestados optó por el enfoque modular. El 93% de ellos indicó que esta preferencia se basaba en diversas razones de índole técnica, estratégica y financiera. Si bien los sistemas personalizados encajan perfectamente con la forma en que cada empresa realiza sus actividades, el tiempo y el coste de desarrollo adicional y la necesidad del continuo apoyo técnico, actualizaciones y cambios en el diseño que suponen, acentuaban el atractivo de la solución modular. Una gran empresa de servicios financieros ha adoptado el enfoque modular precisamente por esta razón y por la velocidad con que podía implantarse en convivencia con sus sistemas actuales.

Marcos Isaac, Director of Corporate & Distribution Channels de Amadeus, valoró los resultados del estudio: «A las empresas que quieren emprender un proyecto de integración, les recomendaríamos que evaluaran primero sus procesos actuales de gestión de viajes y gastos y midieran el tiempo que transcurre desde los preparativos del viaje hasta que se remite el informe de gastos para su reembolso.

Esto les dará una idea muy clara de los puntos en los que se puede mejorar la productividad y les ayudará a obtener el apoyo de la dirección. Si los sistemas tecnológicos se simplifican y estandarizan, y si se ejecuta una estrategia con incentivos que fomente su adopción por parte de los empleados en el proceso de transición, la productividad pueden incrementarse un 50%, según el estudio de Aberdeen, además de mejorar la experiencia global de viaje».