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EDUCACIÓN
Análisis y Diseño de Sistemas
En la
actualidad para muchas organizaciones, los sistemas de
información basados en computadoras son el corazón de las
actividades cotidianas y objeto de gran consideración en la
toma de decisiones, las empresas consideran con mucho cuidados
las capacidades de sus sistemas de información cuando deciden
ingresar o no en nuevos mercados o cuando planean la respuesta
que darán a la competencia.
Requerimientos
del sistema
Los Sistemas de
Información por computadora normalmente están integrados por
muchos componentes. En la mayor parte de los casos, es difícil
para los analistas entender todos estos componentes aún mismo
tiempo; por lo tanto los investigadores tienen que comenzar
con preguntas de tipo general con relación al propósito del
sistema sus entradas y salidas de los procesos incluidos.
En los grandes proyectos de sistema varios analistas llevan a
cabo una investigación en forma seccionada que la distribuyen
entre ellos mismos, de manera que cada uno pueda trabajar en
forma independiente.
Existen dos
estrategias ampliamente utilizadas para determinar los
requerimientos de información. Se clasifican en dos tipos:
1. - Flujo
de Datos.
2. - Estrategias de Análisis de Decisión para el
Conocimiento para los Sistema de Información.
Estrategia
del Flujo de Datos
Cuando se siguen un flujo a través de los procesos de
negocio, que es el propósito del análisis del flujo de
datos, le indica a los analistas una gran cantidad de datos
sobre como se esta llevando a cabo los objetivos de la compañía.
Al manejar las transacciones y completar las tareas, los datos
de entrada se procesan, almacenan, consultan, utiliza,
modifica y se emiten.
El análisis de flujo de datos que muestra el estudio y el uso
de cada actividad, documenta los hallazgos en los diagramas de
flujo de datos.
Estrategia
del Análisis de Decisiones
La estrategia del análisis de decisiones es un
complemento del análisis del flujo de datos. Esta estrategia
realza el estudio de los objetivos de una operación y de las
decisiones que deben realizarse para cumplir con los
objetivos.
Las decisiones se presentan tanto en los niveles operativos
como en los de alto nivel gerencial, las estrategia de análisis
de decisión con frecuencia utiliza por parte de alta gerencia
para desarrollar la toma de decisiones.
La alternativa que selecciona los gerentes responsables en la
toma de decisiones, en cuanto a una estrategia de precios
entre un conjunto de alternativas, se maneja de forma
diferente a la la opción que toman un supervisor de
departamento para aceptar o rechazar pedidos.
La decisión de rechazar pedidos generalmente ocurre con mas
frecuencia, de manera que las condiciones y acciones
normalmente se conocen como un aspecto importante.
Etapas en
la Estrategia del Análisis del Flujo de Datos
1. -
Estudiar las operaciones y procesos en marcha.
2. - Identificar cómo se procesan los datos al manejar
transacciones y terminar las tareas.
3. - Seguir el flujo de datos:
* Proceso
* Almacenamiento
* Recuperación
* Salida
4. - Añadir
gradualmente detalles a los niveles inferiores.
Etapas en la
Estrategia del Análisis de Decisión
1. -Estudiar
los objetivos y decisiones necesarias.
2. - Desarrollar un modelo del proceso de decisión.
3. - Probar el modelo con datos de prueba.
4. - Identificar los requerimientos del proceso para los
datos.
Requerimientos
De Entrada
Es el enlace
que une al sistema de información con el mundo y sus
usuarios, en esta existen aspectos generales que todos los
analistas deben tener en cuenta estos son:
Objetivos
del Diseño de Entrada.
Captura de Datos para la Entrada.
Objetivo del Diseño de Entrada
Consiste en el
desarrollo de especificaciones y procedimientos para la
preparación de datos, la realización de los procesos
necesarios para poner los datos de transacción en una forma
utilizable para su procesamiento así como la entrada de los
datos se logra al instruir a la computadora para que lea ya
sea documentos escritos, impresos ó por personas que los
escriben directamente al sistema.
Existen cinco
objetivos que controlan la cantidad de entrada requerida, a
enviar los retrasos, controlar los errores y mantener la
sencillez de los pasos necesarios, estos son:
Control de
la Calidad de Entrada
Evitar los Retrasos
Evitar los errores en los datos
Evitar los pasos adicionales
Mantener la Sencillez del Proceso
Control
de la Calidad de Entrada:
Existen varias razones por las cuales un buen diseñador
debe controlar la cantidad de datos en la entrada:
- Las Operaciones de preparación y entrada dependen de las
personas dado que los costos de mano de obra son altos y la
preparación de ingreso de los datos también lo son.
- La fase de entrada puede ser un proceso lento que toma mucho
mas tiempo que el que necesitan las computadoras para realizar
sus tareas.
Evitar
los Retrasos:
También conocido con el nombre de cuello de botella
son siempre uno de los objetivos que el analista evita al diseñar
la entrada, una forma de evitarle es utilizar los documentos
de retorno.
Evitar los errores en los datos:
La tasa de errores depende de la cantidad de datos, ya que
entre mas pequeña sea esta menores serán las oportunidades
para cometer errores. Es común encontrar en las operaciones
de ventas por lo menos un 3% de errores en las operaciones de
entrada de datos.
Evitar
los Pasos Adicionales:
Algunas veces el volumen de transacciones y la
cantidad de datos en preparación es algo que no se puede
controlar por ello el analista experimentado, evitara diseños
para la entrada que traigan una mayor cantidad de pasos a
seguir. Ya sea añadir o quitar pasos cuando se alimenta un
proceso muchas veces al transcurso de un día.
Mantener
la sencillez del Proceso:
El sistema mejor diseñado se ajusta a las personas
que lo utilizarán y al mismo tiempo proporcionarán métodos
para el control de los errores, la simplicidad funciona y es
aceptada por cualquier usuario. Cuesta trabajo que los
usuarios acepten sistemas complejos o confusos y que no exista
ninguna garantía para el éxito al instalar un sistema
complejo y que domine.
Captura
de Datos para la Entrada:
En una transacción existen datos importantes y otros
que no, el analista debe saber cuales utilizará y cuales en
realidad deben formar la entrada. Existen dos tipos de datos:
datos
variables
datos de identificación
Datos
Variables:
Son aquellos que cambian para cada transacción o toman de
decisión.
Datos de
Identificación:
Estos son los que identifican en forma única el artículo
que esta siendo procesado.
Requerimientos
De Salida
Niveles
de diseño
El diseño de sistema se representa a través de dos
fases: el diseño lógico y el diseño físico.
Cuando los analistas formulan un diseño lógico; escriben las
especificaciones detalladas del nuevo sistema; esto es,
describen sus características: las salidas, entradas,
archivos y bases de datos y procedimientos; todos de manera
que cubran los requerimientos del proyecto.
El diseño lógico de un sistema de información es como el
plano de un ingeniero para armar un automóvil: muestra las
características principales(motor, transmisión y área para
los pasajeros)y como se relacionan unas con otras(donde se
conectan entre sí los componentes del sistema, o por ejemplo,
cuan separadas están las puertas.
Los informes y la producción del analista son los componentes
de todo el mecanismo que emplea el ingeniero. Los datos y
procedimientos se ligan y entonces se produce un sistema que
trabaje.
El diseño lógico también especifica las formas de entrada y
las descripciones de las pantallas de todas las transacciones
y archivos a fin de mantener los datos de inventario, los
detalles de las transacciones y los datos del proveedor. Las
especificaciones de los procedimientos describen métodos para
introducir los datos, corridas de informes copiados de
archivos y detección de problemas.
El diseño físico, actividad que sigue el diseño lógico,
produce programas de software, archivos y un sistema en
marcha, las especificaciones del diseño indican a los
programadores que debe hacer el sistema. Los programadores a
su vez escriben los programas que aceptan entradas por parte
de los usuarios, procesan los datos, producen los informes y
almacenan estos datos en los archivos.
Utilización
de los Datos de Requerimientos:
El alcance del diseño de sistemas se guía por el
marco de referencia para el nuevo sistema desarrollado durante
el análisis. Los datos de los requerimientos, recopilados
durante la investigación, conforman las actividades y
componentes del sistema. Los analistas formulan un diseño lógico
que apoya los procesos y decisiones, los contenidos del
sistema pueden cambiar como resultado de un nuevo diseño.
El diseño lógico va de arriba hacia abajo, como lo hizo la
determinación de requerimientos.
En primer lugar se identifican las características generales,
como informes y entradas; en el diseño de la salida por
ejemplo, los analistas deben conocer la longitud de campo de
un dato especifico para establecer cuanto espacio dejar en la
información, en la pantalla de despliegue visual o archivo.
Participación
de los Usuarios:
Los gerentes y usuarios del sistema también poseen un
papel importante en le diseño del sistema; no es solamente el
proyecto del analista. Durante el diseño, a algunos se les
pide que revisen los borradores de los informes, que examinen
los formatos de entrada y que ayuden en la escritura de los
procedimientos para decirles a otras personas como utilizar el
sistema en forma apropiada.
La participación
del usuario proporciona al analista una retroalimentación
importante conforme avanza en el diseño; además asegura a
los usuarios tengan un conocimiento no técnico de lo
realizara o no el nuevo sistema.
Esta visión general del diseño de sistemas subraya los
aspectos de diseño que se verán mas adelante en el diseño
de la salida de sistema.
Prototipo
de Sistemas:
Los requerimientos del sistema y las especificaciones
de diseño se establecen con claridad y son muy bien
entendidas, y los analistas tienen la experiencia para
convertir los requerimientos en un sistema eficiente y que
trabaje bien. Los prototipos de sistemas pueden desarrollarse
para proporcionar la información necesaria y producir un
sistema adecuado.
Razones
para Desarrollar Prototipos de Sistemas:
A pesar de los mejores esfuerzos de los analistas de
sistemas, las necesidades de información no siempre se
establecen correctamente. Esto puede ocurrir por dos razones:
Los usuarios pueden saber solo lo que necesitan mejorar el
sistema en ciertas áreas del negocio, o que deben modificar
los procedimientos existentes; por otro lado, conocer que
mejor información para administrar ciertas actividades.
Métodos
para el Desarrollo de Prototipos:
Los sistemas de prototipo se pueden desarrollar
utilizando lenguajes de programación y métodos
convencionales. El procesamiento y los controles de entrada
pueden faltar y la documentación del sistema normalmente
falta en su totalidad.
La clave esta en las pruebas de las ideas y en proporcionar
suposiciones sobre los requerimientos, no tanto en la
eficiencia del sistema o en exactitud o perfección. En
algunos casos cuando el sistema se utiliza en forma muy
frecuente en la formulación de La forma en que sé esta
llevando a cabo el diseño de salida del sistema.
Diseño
de la Salida de Sistemas:
A menudo, para los usuarios la característica más
importante de un sistema de información es la salida que
produce. Si la salida no es de calidad, se pueden convencer de
que todo el sistema es tan innecesario que eviten su utilización
y, por lo tanto, posiblemente ocasionen errores y que el
sistema falle.
Diseño Lógico
de la Salida:
Él termina "salida" se aplica a cualquier
información producida por un sistema, ya sea impresa,
desplegada o verbal. Cuando los analistas diseñan la salida,
seleccionan métodos para representar la información y crean
documentos, informes u otros formatos que contienen información
producida por el sistema.
Los métodos de salida varían a lo largo de los sistemas.
Para algunos, como un informe de inventarios de la cantidad de
mercancía, el sistema del computador, bajo el control del
programa, nada mas consulta los datos que se tienen a mano en
el almacenamiento, y los ensambla en una forma que sea
presentable. Otra salida puede requerir procesamiento
sustancial, antes de que este disponible para utilizarlo.
Los analistas deben decidir cuando imprimir, desplegar o
presentar su salida en forma audible. La salida impresa puede
utilizar papel en blanco o formas preimpresas, la salida
visual puede utilizar una o múltiples pantallas para
desplegar información.
Selección
de los Métodos de Salida
Los sistemas de información ya sean que se
desarrollen sobre sistemas pequeños de escritorio o sobre
grandes sistemas, utilizan 3 métodos principales para la
salida los cuales se clasifican en:
Impresión
Pantalla
Despliegue y audio
Salida Impresa
Este tipo de
salida es la que se encarga de producir grandes volúmenes de
informes impresos, sin embargo la decisión de utilizar salida
impresa no debe ser automática, debe haber alguna razón como
la necesidad de enviar a un cliente o proveedor un documento
por correo, tener un registro impreso de los datos o circular
una cantidad de información a diferentes personas en forma
simultanea. Un informe bien diseñado puede reemplazar a otro
elaborados pobremente, proporcionando detalles innecesarios la
cual no ayuda nada. Las opciones de salida impresa más
comunes en las empresas son en papel, informe filmados, formas
especiales y formas para enviar por correo.
Objetivos
de la Salida
Expresar la Información Relacionada con Actividades
Pasadas, Estado Actual o Proyecciones para el Futuro.
Señalar Eventos Importantes, Oportunidades, Problemas ó
Advertencia.
Iniciar una Acción
Confirmar una Acción.
El objetivo
principal durante el diseño de salida de la computadora es la
información que será presentada a las personas, puede
afirmarse que la salida de la computadora es para las
personas, es por esto que no se aborda la forma en que los
datos se mueven entre los procesos o entre los almacenamientos
de datos.
Tipos de
salida
La Salida del Sistema Puede Ser:
un reporte
un documento
un mensaje
de acuerdo con
las circunstancias y los contenidos, la salida puede ser
impresa o presentada en una pantalla, el contenido de la
pantalla tiene su origen en las siguientes fuentes:
Recuperación
de un Dispositivo de Almacenamiento.
Transmisión desde un Proceso o Actividad del Sistema.
Directamente desde una Fuente de Entrada.
Requerimientos
de almacenamiento
La memoria de
la computadora (RAM) es un lugar provisional de almacenamiento
para los archivos que usted usa. La mayoría de la información
guardada en la RAM se borra cuando se apaga la computadora.
Por lo tanto, su computadora necesita formas permanentes de
almacenamiento para guardar y recuperar programas de software
y archivos de datos que desee usar a diario. Los dispositivos
de almacenamiento (también denominados unidades) fueron
desarrollados para satisfacer esta necesidad.
Los siguientes
constituyen los tipos más comunes de dispositivos de
almacenamiento:
Unidades de:
Disco duro
Disquete
Compresión ZIP
CD
DVD
Disco
Duro
El disco duro es el sistema de almacenamiento más
importante de su computador y en el se guardan los archivos de
los programas - como los sistemas operativo D.O.S. o Windows
95, las hojas de cálculo (Excel, Qpro, Lotus) los
procesadores de texto (Word, WordPerefct, Word Star, Word
Pro), los juegos (Doom, Wolf, Mortal Kombat) - y los archivos
de cartas y otros documentos que usted produce.
Un Disco
Duro en Buen Estado
Existen varias cosas que usted puede realizar para
prevenir que la computadora le devuelve mensajes de error
molestos. A continuación encontrará una lista de programas
diferentes disponibles para asegurarse de que la unidad de
disco duro se mantenga saludable y funcionando a plena
capacidad. (Están disponibles estos programas de ejemplo a
través de Windows 95. Usted puede comprar otros programas
para realizar las mismas tareas; simplemente hay que hablar
con un distribuidor local de software para la computadora.)
Utilidad
de Desfragmentación de Disco
Al transcurrir el tiempo, es posible que los archivos
se vuelvan fragmentados porque se almacenan en posiciones
diferentes en el disco. Los archivos estarán completos cuando
los abra, pero la computadora lleva más tiempo al leer y
escribir en el disco. Están disponibles programas de
desfragmentación que corrigen esto. Para obtener acceso al
programa de desfragmentación de disco bajo Windows 95, haga
clic en Inicio. Ilumine Programas, Accesorios, luego en
Herramientas de Sistema. Haga clic en Utilidad de
Desfragmentación de Disco.
Compresión
de Datos
Usted puede obtener espacio libre en la unidad de
disco duro o en disquetes al comprimir los datos que están
almacenados en éstos. En Windows 95, haga clic en Inicio.
Ilumine Programas, Accesorios, luego en Herramientas de
Sistema. Haga clic en DriveSpace.
Detección
de Daños
Si experimenta problemas con los archivos, tal vez
quiera averiguar si existen daños en el disco. ScanDisk de
Windows 95 verifica los archivos y las carpetas para encontrar
errores de datos y también puede verificar la superficie física
del disco. Para ejecutar ScanDisk, haga clic en Inicio.
Ilumine Programas, Accesorios, luego en Herramientas de
Sistema. Haga clic en ScanDisk. Además, es posible que la
unidad de disco duro puede estar 'infectada' con un virus, si
ha transferido los archivos o datos de otra computadora.
Existen varios programas de detección y limpieza de virus que
están disponibles para usted. Simplemente hay que pedirlos
del distribuidor local de software para computadoras.
Respaldo
Si la unidad de disco duro se descompone o si los
archivos se dañan o se sobrescriben accidentalmente, es una
buena idea contar con una copia de respaldo de los datos de la
unidad de disco duro. Están disponibles varios programas de
respaldo de uso con cintas, disquetes y aun con los medios
desmontables. A menudo, la computadora tendrá una utilidad de
respaldo ya instalada.
Unidad de
Disquete y CD
Puede obtener acceso a la unidad de CD y la unidad de
disquetes desde el panel frontal de la computadora. La unidad
de CD consiste en un dispositivo de 5,25 pulgadas con una
ranura cubierta o con una bandeja deslizable, un botón de
carga / expulsión y un indicador de actividad luminoso. La
unidad de disquetes consiste en un dispositivo de 3,5 pulgadas
con una ranura cubierta, un botón de expulsión y un
indicador de actividad luminoso.
Escritura
Lectura
Nombre
Tipos
Por grabación
magnética de pistas concéntricas mediante una cabeza
constituida por un electroimán.
Por censado mediante la misma cabeza que escribió actuando en
forma inversa
Disco magnético (para lectura y escritura)
Disco rígido, disquete, Zip, Jazz, Bernouilli Floptical.
Por modelado
de hoyos formando una pista en espiral, por inyección de plástico
en un molde metálico (producción masiva de CDs)
Censado por rayo láser de la longitud de los hoyos grabados y
de la distancia que separa dos hoyos sucesivos
CD-ROM (sólo lectura)
DVD-ROM (sólo lectura)
Por efecto térmico
de un rayo láser se modifica la transparencia de porciones de
una pista en espiral, en una capa de material orgánico
Censado por rayo láser de la longitud de las porciones
transparentes y las no transparentes de la espiral grabada
CD-R (Sólo lectura)
Por grabación
magnética auxiliada por acción térmica de una rayo láser
de potencia
Censado de campos magnéticos en las pistas por su efecto en
un rayo láser
MO (lectura y escritura)
Por efecto térmico
de un rayo láser de potencia se modifica el estado cristalino
de un material
Censado por rayo láser del estado cristalino del material de
las pistas
CD-RW ó E (para lectura y escritura)
DVD-RAM, PD
Trabajo
enviado por:
Kenyiro Rivas Yonekura
kenyiro_ry@LatinMail.com
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