¿Qué
es la administración?
Introducción
La administración se define
como el proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente en el que
las personas, laborar o trabajando en grupos, alcancen con eficiencia
metas seleccionadas.
Características
- La administración se aplica en todo tipo de corporación.
- Es aplicable a los administradores en todos los niveles de una
corporación.
- La administración se ocupa del rendimiento;
esto implica eficiencia y eficacia.
Origen Y Evolución: Síntesis
Las actuales concepciones administrativas son la resultante de un
proceso iniciado en los mismos albores de la humanidad y que ha venido
evolucionando y adquiriendo sus propios perfiles a través de
diferentes épocas y etapas.
Dicho proceso administrativo se inició como un hecho obligado cuando
dos individuos tuvieron que coordinar sus esfuerzos para hacer algo
que ninguno de ellos pudo hacer por sí solo y evolucionó hasta
convertirse en un acto previa y cuidadosamente planificado y racional
que permite alcanzar objetivos con los menores esfuerzos posibles y
con las mayores satisfacciones para los individuos.
El estudio histórico de esa evolución administrativa nos muestra los
enfoques que tuvo esta ciencia en Egipto, China, Grecia y Roma, y la
influencia que tuvieron ciertos procedimientos utilizados en esos
lugares sobre algunas prácticas actuales en el campo, entre ellas de
la organización funcional de los poderes del Estado.
El conocimiento de la organización de la Iglesia Católica Apostólica
Romana es también muy interesante para conocer la importancia que
tiene en administración el adoctrinamiento para la prosecución de un
objetivo, a pesar de que las estructuras y procedimientos puedan no
satisfacer todos los principios teóricos administrativos.
Administración Antigua
A pesar de que la administración como disciplina es relativamente
nueva, la historia del pensamiento administrativo es muy antigua, ya
que nace con el hombre mismo, puesto que en todo tiempo ha habido
necesidad de coordinar actividades, de tomar decisiones y de ejecutar,
de ahí que en la administración antigua se encuentran muchos de los
fundamentos administrativos de la actualidad y que pueden observarse
en el código de Hammurabi, en el nuevo testamento, así como en la
forma de conducir los asuntos en la antigua Grecia, Egipto, Roma y
China, en donde se encuentran vestigios del proceso administrativo.
La eclesía era el organismo de mayor autoridad que existía en Grecia
y formaban parte de ella todos los ciudadanos; las decisiones se
tomaban por mayoría de votos y las mismas eran irrevocables.
En Grecia el emperador Pericles, 430 años antes de Cristo, dejó
testimonio de la necesidad de una selección de personal adecuado e
hizo un análisis sobre la democracia Griega. En Egipto existía un
sistema administrativo amplio con una economía planificada y un
gobierno central de gran poder, basado en la fuerza y la compulsión.
Aquí se creo el primer sistema de servicio civil.
El Sociólogo alemán Max Weber hizo un estudio sobre la administración
antigua de Egipto, concluyendo, que se aplicaban procedimientos
definidos y sistemáticos y se utilizaba un sistema administrativo
burocrático. En China el filósofo Confucio proporcionó una serie de
reglas para la administración pública. En Roma que vivió dos períodos,
la República y el Imperio Romano, siendo en este último donde se
produjeron transformaciones administrativas. La administración del
imperio Romano se caracterizó por la centralización.
La Administración en la Edad Media:
Durante los últimos años del Imperio Romano el centralismo
Administrativos se fue debilitando considerablemente y la autoridad
real paso al terrateniente, alrededor del cual se agrupaban muchas
personas, es decir, que en la Edad Media hubo una descentralización
del gobierno, con lo que se diferenció de las formas administrativas
que habían existidos anteriormente. Hubo una notable evolución de
las ideas administrativas y se consolidaron instituciones como la
Iglesia católica que tuvo mucho interés para los estudios de la
administración, debido a su peculiar forma de organización y de
funcionamiento. En esta época la administración recibe un gran
impulso cuando surgen en Italia, los fundamentos de la contabilidad
moderna y las transacciones comerciales comienzan a racionalizarse
cuando en 1340 Lucas Pacioli establece el método de contabilidad de
la partida doble, Francisco Di Marco(1395) y Barbariego (1418),
utilizan practicas de contabilidad denostó y los hermanos Soranzo
(1410), hacen uso del libro diario y el mayor.
La administración en la Edad Moderna:
A inicio de eta época surge en Prusia Austria un movimiento
administrativo conocidos como cameralistas que alcanzó su mayor
esplendor en 1560 y trato de mejorar los sistemas administrativos
usados en esa época. Pusieron énfasis en el desarrollo de algunos
principios administrativos, como fueron, el de selección y
adiestramiento de personal, especialización de funciones y el
establecimiento de controles administrativos.
En 1776 Adam Smith, considerado como el padre de la Economía clásica
publica su obra La riquezas de las naciones, en donde aparece la
doctrina del Laissez-Faire (dejar hacer, dejar pasar), que sirvió de
base filosófica a la revolución industrial y que ha tenido su
aplicación en la administración y en la economía; él anunció el
principio de la división del trabajo, considerándolo necesario para
especialización y para el aumento de la producción.
La administración en la Edad Contemporánea:
Los historiadores están de acuerdo conque hubo una segunda
revolución industrial de 1860 a 1914, llamada también revolución
del acero y la electricidad, que sustituyó el hierro por acero como
material básico para la industria en el campo de la energía.
La administración científica de Taylor surgida en esta época cumplió
a cavalidad con esa función, suministrándole las herramientas, técnicas
necesarias para su expansión y desarrollo. La administración
científica surgió durante la segunda revolución industrial, sus
precursores más destacados son:
Charles Babbage
Es no sólo considerado como un precursor del pensamiento
administrativo científico, sino también el de la computadora, ya que
en 1822 fabrico una maquina mecánica de calcular que sirvió de
orientación para la invención de las modernas computadoras.
Henry R. Towne
En 1886, ante la sociedad Norteamericana de Ingenieros Mecánicos,
pronunció una conferencia titulada El Ingeniero como Economista,
entre los asistentes se encontraba Frederick Taylor, en la misma se
pedía que la administración se considerara como una ciencia. Ideó
un plan de reparto de ganancias como sistema de pago de salario.
Henry Metacalfe
Se distinguió por implantar nuevas técnicas de control
administrativos e ideó un buen sistema de control. Posteriormente
Metacalfe fue considerado por Taylor como una persona muy eficiente.
Publicó un libro titulado El Costo de Producción y la Administración
de Talleres Públicos y Privados, considerado como una obra precursora
de la administración científica.
Woodrow Wilson
Escribió un estudio sobre administración pública, es el más
famoso y discutido articulo de la ciencia de la administración que se
haya jamás escrito en América. Wilson hizo una separación entre política
y administración y le dio el calificativo de ciencia a la
administración.
Marco Que Rodea La Empresa
En la actualidad, el entorno externo sufre cambios acelerados y
continuos que tienen muy diversos efectos en las organizaciones y sus
estrategias administrativas.
A su vez han cambiado los parámetros con que se juzga el desempeño
de los administradores. Antes era suficiente que las organizaciones
maximizaran sus utilidades; el desempeño se juzgaba en base a qué
tan bien velaban por los intereses de los accionistas.
Hoy en día, las organizaciones deben responsabilizarse no sólo ante
los accionistas sino también ante la más extensa y diversa comunidad
que ejerce influencia, aquellos grupos o individuos que se ven
afectados, directa o indirectamente, por la forma en que la organización
busca alcanzar sus objetivos. Los administradores se ven sujetos a una
presión cada vez mayor para prever y responder a esta serie de
fuerzas externas y pensar en forma global.
El componente de acción directa del entorno está compuesto por los
grupos de interés de la organización, es decir, por los grupos que
tienen impacto directo en las actividades de la organización. Los
grupos de interés externos incluyen a los clientes, proveedores,
gobierno, grupos de interés especial, medios de comunicación,
sindicatos, instituciones financieras, y a la competencia. Los grupos
de interés interno incluyen a los empleados, accionistas y al consejo
de administración.
Los administradores deben balancear los intereses de los diversos
grupos de influencia para el bien de la organización como un todo.
Deben distinguir entre cambios cíclicos y estructurales en la economía
y ajustarse a ellos. Los avances tecnológicos en las comunicaciones y
el transporte han provocado que el entorno internacional sea cada vez
más importantes. El entorno determina tanto el aumento de la
incertidumbre que afronta una organización como el grado de
dependencia de otros en cuanto a recursos vitales. Los
administradores, en especial los de alto nivel, deben supervisar en
entorno exterior y tratar de pronosticar los cambios que afecten a la
organización.
Formación Académica
La formación académica del profesional en Administración de
Empresas está basada básicamente en el conjunto conocimientos de los
diferentes departamentos de la organización como son: administración
de Recursos Humanos, contabilidad, administración financiera, informática,
servicio al cliente y relaciones humanas.
El profesional de la administración no puede sólo limitarse a los
conocimientos recibidos en sus estudios superiores, debe de fortalecer
mediante otros estudios de especialización, por ejemplo, pos- grado,
una maestría, especialización en el área en que más se desempeña.
El licenciado en administración debe tener pleno dominio de los
modernos programas de informática que facilita la toma de decisiones
El licenciado en administración debe tener un pleno dominio de las
funciones básicas de la administración como son: Coordinar,
Controlar, Dirigir, Planificar.
Campos De Actuación Profesional
La división del trabajo organizaciones determina en alto grado los
campos de labor de las profesiones, tanto del contador público como
del licenciado en administración y en informática. Sin embargo, dado
que estas carreras están íntimamente relacionadas, los
profesionistas se mueven en diferentes áreas funcionales:
Producción, finanzas, recursos humanos, comercialización, informática
y en algunas empresas, en la función de compras o logística.
Naturalmente, existen empresas pequeñas en las cuales no se
diferencian toda las áreas funcionales; por ejemplo, cuando un
licenciado en administración cumple las funciones de director general
en una pequeña o mediana empresa, se dice que se desempeña como
administrador general.
Como profesionista, el licenciado en administración también trabaja
en las áreas de consultoría o asesoría, cuando en forma
independiente analiza, por cuenta de sus clientes, problemas específicos
y propone soluciones. Algunos licenciados en administración se
dedican a brindar servicios de capacitación a las empresas.
En las universidades, tecnológicos y otras instituciones de nivel
medio y superior, trabajan licenciados en administración en el campo
de la docencia e investigación.
En el sector público trabajan los licenciados en administración en
el campo denominado Administración Pública. En el sector privado los
licenciados en administración se desempeñan en las áreas de
Mercadotecnia, Personal y informática seguido de Finanzas y Compras.
El Administrador Y La Etica
Profesional
Ser un administrador efectivo es una labor muy demandante, pero en la
actualidad, enfrentan desafíos muy particulares. La cada vez más
alarmante contaminación industrial nos recuerda que al destinar
recursos los administradores inevitablemente incurren en ventajas y
desventajas, sin importar lo que hagan o dejen de hacer.
El estudio de quién resulta, y quién debe resultar beneficiado o
perjudicado por una acción en particular se denomina ética, la cual
estudia también quien goza de derechos de cualquier índole, y quién
goza de ellos.
En un plano superficial, es relativamente fácil juzgar si una práctica
empresarial es correcta e incorrecta en términos de ética. Lo
complejo, en particular cuando las normas convencionales no son
aplicadas, consiste en comprender los conceptos y las técnicas de la
toma de decisiones éticas para poder establecer juicios de orden
moral más adecuados.
Moral
Es el conjunto de hechos psicológicos, facultades y tendencias
habituales del hombre hacia la practica de las buenas costumbres.
Deberes Profesionales
Cada profesión tiene la indeclinable obligación de convertirse
en medio ejecutor del imperativo categórico de su investidura. Para
ello le es ineludible disciplinar sus actuaciones técnicas y científicas,
perfeccionar su carácter y fortalecer su conducta dentro de las
normas éticas.
Son deberes profesionales, ente otros, el siguiente: honradez,
honestidad, estudio, investigación, cortesía, probidad,
independencia, discreción, carácter, distribución del tiempo,
equidad en el cobro de honorarios, prestigiar la profesión, cuidar de
su cultura, puntualidad, solidaridad, etc.
Función de la Etica
El proceso moral cobra formas admirables en el ejercicio de la
profesión del individuo a quien está reservadas la alta
responsabilidad de difundir sus conocimientos técnicos o científicos,
mediante la aplicación de éstos en el medio donde desenvuelven sus
actividades humanas, con mira a mejorar la eficiencia y aceleración
del progreso.
En razón de tan importantes fines, los profesionales tienen
obligaciones morales que cumplir para hacer de su carrera, una misión
respetable en la vida, que se inicia con la capacitación y en una
gama de obligaciones éticas que termina con el secreto profesional.
El profesional tiene el compromiso moral de contribuir a la felicidad
de los demás, directa e indirectamente, mediante sus conocimientos y
su conducta ética. La sociedad espera, en cada profesional, un
individuo incapaz de engaño, de mentir, de faltar a la moralidad.
Las Herramientas de la Etica:
En la ética se utilizan términos que han brillado por su
ausencia en gran parte de la teoría de la administración. Los términos
claves en el lenguaje de la ética son: valores, derechos,
obligaciones y relación.
Valores: cuando se valora algo, se desea o se anhela que
sucede. Los valores en cierto sentido permanente que en si parecen
buenos, como la paz o la buena voluntad.
Derecho: demandas que facultan a una persona para emprender una
acción en particular.
Obligaciones: la obligación de emprender acciones especificas
o acatar y obedecer la ley.
Derechos y obligaciones: el derecho guarda correlación con las
obligaciones. Siempre que a alguien le asiste un derecho, a otra
personas. Le corresponde una obligación respecto a ese derecho.
Normas morales: son normas de conducta que por lo general
penetran como valores morales.
Relaciones: todo ser humano está conectado con otros en un
estremado de relaciones. Estas relaciones existen porque necesitamos
de otros para apoyarnos mutuamente y así lograr nuestros objetivos.
Desde la relación de un pequeño con su padre hasta la de un
administrador con sus empleados, las relaciones son un aspecto
penetrante de la vida moral.
La administración y los
modernos sistemas de información
La aplicación de la tecnología de la computación para la
administración de la información y sistemas de apoyo de decisiones
ciertamente ha tenido un efecto en la manera en que los
administradores desempeñan sus labores y en como se comportan las
organizaciones.
Uno de los primeros estudios del impacto de la computarización sugirió
que podría haber una estructuración cada vez mayor de la
administración de mandos medios a un nivel más alto para algunas
posiciones de la administración de mandos medios, más diferencias
entre la alta y la administración de mandos medios, y una
recentralización de la organización.
El principal efecto de la computarización en las organizaciones ha
sido la capacidad para procesar papeleo con precisión y velocidad
inusitada; la segregación de los administradores de mandos medios a
los papeles de "funcionario" y "programador" no se
ha dado.
La cantidad de usos que la administración de alto nivel hace de la
información basada en la computación y de las mismas computadoras
varía de organización a organización y es una materia de disputa
entre los autores sobre administración.
El reto para la administración es explotar estas nuevas tecnologías,
para cuestionar el status quo de la organización, y para controlar el
cambio más que trabajar para prevenir o limitarlo.
No es una exageración decir que estamos pasando rápidamente de una
sociedad basada en la industria a una que se funda en la información.
La ampliación de las capacidades de la computadora y el desarrollo de
la inteligencia artificial, seguramente favorecerán la introducción
de ajustes importantes en la forma en que trabajan los administradores
y en que actúen las organizaciones.
Llegará el día en que realmente podamos crear una sociedad basada en
la información cuyos miembros tendrán suficiente tiempo para
disfrutar los frutos de sus industrias principales: conocimiento,
comunicación y productos de consumo basado en la computadora.
Las organizaciones siempre han tenido algún tipo de sistema de
información administrativa. Antes estos sistemas tenían una
composición y un uso sumamente informales. Cuando el personal de la
oficina de inscripciones llevaba transcripciones sobre gráficas
manuscritas, estaban usando un sistema de información. No fue sino
hasta el advenimiento de las computadoras, con su capacidad para
procesar y condensar grandes cantidades de datos, que el diseño de
los sistemas de información administrativa se convirtió en un
proceso formal, así como en un campo de estudio.
Procesamiento Electrónico de Datos
Cuando empezaron las organizaciones a usar las computadoras se
usaban primeramente para procesar datos en cuanto a unas cuentas
funciones de la organización por regla general, contabilidad y
facturación. Conforme fue aumentando la velocidad y la exactitud para
procesar datos, otras tareas de procesamiento de datos y de información
administrativa se fueron computarizando. Para enfrentar estas nuevas
tareas, los departamentos de (EDP) elaboraron informes estandarizado
par que lo usaran los gerentes de operaciones.
Nacen los Sistema de información Administrativa
Con el crecimiento de los departamentos de EPD llevó a los
gerentes a concentrarse más en la planificación de los sistemas de
información de sus organizaciones. Estos esfuerzos condujeron al
nacimiento de los Sistema de Información Computarizado (CBIS). Este
es un sistema de información que va más allá de la mera
estandarización de datos para ayudar con el proceso de planificación.
Sistema de Apoyo para Decisiones
El sistema de apoyo para decisiones es un sistema interactivo de
computadora, de fácil acceso y operación, a menos de personas que no
son especialistas en computadoras y que usan el DSS para que les ayude
a planificar y tomar decisiones. El uso del DSS está extendiéndose,
conforme a los avances recientes en máquinas y programas de
computadoras, permiten que los gerentes y otros empleados designados
tengan acceso basándose en datos de MIS.
El uso generalizado de la micro computadoras ha permitido a los
gerentes crear sus propias bases de datos y manejar información, en
forma electrónica, conforme a la necesidad, en lugar de tener que
esperar los informes emitidos por el departamento de EDP/MIS.
Información Diferente para Diferentes Niveles Administrativo
Anthony Gorry Y M.S. Morton han señalado que el sistema de
información de una organización debe proporcionar información a
administradores con tres niveles de responsabilidad: Control de
operaciones, control administrativo y planificación estratégica. El
diseño de MIS debe tomar en cuenta las necesidades de información de
distintos niveles administrativos, así como las necesidades
rutinarias de procesamiento de transacciones de la organización
entera.
Control de Operaciones
Un MIS par el control de operaciones debe ofrecer información muy
exacta y detalladas los días o semanas. El supervisor de producción
debe saber si se desperdician demasiados materiales, los MIS debe
ofrecer un volumen grande de información oportuna y detalladas.
El Administrador Y El Desarrollo
Económico Y Social
La globalización es uno de los retos más importantes en el ambiente
externo de la mayor parte de los negocios. Los individuos y las compañías
pueden tener bienes extranjeros ya sea a través del portafolio de
inversión, lo cual no implica ningún papel en la administración, o
a través de la inversión directa, lo cual si implica un papel
directo en la administración. Las compañía se vuelve
internacionales para conseguir acceso a recursos más confiables o más
baratos, para incrementar el rendimiento de sus inversiones, para
incrementar sus acciones en el mercado, y para eludir aranceles
extranjeros y cuotas de importación.
Al realizar inversión directa, los administradores deben estar
conscientes de que los niveles de tecnología varían entre los países,
así como la experiencia y la adaptación de la gente a la tecnología.
El ambiente externo de las organizaciones cada día se vuelve más
complejo. Gran parte de esta complejidad se puede atribuir a la economía
y tecnología mundiales. Estas dos fuerzas están expandiendo el
ambiente externo de las organizaciones, es una de las razones por las
que los administradores precisan de la ciencia administrativa.
La administración es un factor esencial para el desarrollo económico
y social de un País, una buena administración de recursos garantiza
una economía estable. Una distribución adecuada racionaliza un buen
funcionamiento.
El administrador como ente consciente de su papel en el desarrollo
puede contribuir a esto de muchas y variadas maneras.
Desde el sector privado ajustando su práctica a las exigencias de la
época, contribuyendo así al crecimiento económico, la creación de
empleos, el mejoramiento del desarrollo del País, etc. Desde el
sector público sus contribuciones pueden ser para un mejoramiento de
la sociedad, la creación de la política de desarrollo como en la
ejecución de esta.
