La organización es una unidad
social coordinada, consciente, compuesta por dos personas o más, que funciona con
relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o una serie de metas comunes. Según
esta definición, las empresas productoras y de servicios son organizaciones, como
también lo son escuelas, hospitales, iglesias, unidades, militares, tiendas minoristas,
departamentos de policía y los organismos de los gobiernos locales, estatales y federal.
Las personas que supervisan las actividades de otras, que son responsables de que las
organizaciones alcancen estas metas, con sus administradores (aunque en ocasiones se les
llama gerentes, en particular en organizaciones no lucrativas).
El propósito de la organización: El
propósito de la organización es ayudar a lograr que los objetivos tengan significado y
contribuyan a la eficiencia organicional.
Principio de la unidad de objetivos
La estructura de una organización es eficaz si le permite al personal
contribuir a los objetivos de la empresa. Principio de la eficiencia organicional. Una
organización es eficiente si esta estructurada para ayudar al logro de los objetivos de
la empresa con un mínimo de consecuencias o costos no deseados.
Causa de la organización: La causa básica de la estructura
organicional es la limitación del tramo de la administración. Si no existiera esa
limitación, una empresa no organizada podría tener un solo gerente.
Principio del tramo de administración
En cada posición administrativa existe un limite al número de
personas que pueden manejar con eficacia una persona, pero el número exacto depende de la
repercusión de diversas variables subyacentes.
La estructura de la organización: autoridad: La autoridad es el
adhesivo de la estructura de la organización, el vínculo que la hace posible, los medios
mediante los cuales se pueden colocar grupos de actividades bajo el mando de un
administrador y se puede fomentar la coordinación de las unidades organicionales. Es la
herramienta con la que el administrador esta en posibilidad de ejercer su discrecionalidad
y de crear un ambiente para el desempeño individual. Algunos de los principios más
útiles de la organización están relacionados con la autoridad.
Principio escolar
Cuanto más clara sea la línea de autoridad desde el puesto
administrativo más alto de una empresa cada puesto subordinado, más clara será la
responsabilidad para tomar decisiones y más eficaz la comunicación organicional.
Principio de delegación por resultados esperados
La autoridad delega a todos los gerentes individuales debe ser
adecuada para asegurar su capacidad de cumplir los resultados esperados.
Principio del carácter absoluto de la responsabilidad
La responsabilidad por la acciones no puede ser mayor que la
implícita en la autoridad delegada, ni debe ser menor.
Principio de unidad de mundo
Mientras más completas sean las relaciones de dependencia de
un solo superior, menor será el problema de instrucciones opuestas y mayor la sensación
de responsabilidad personal por los resultados.
Principio de nivel de autoridad
El mantenimiento de la delegación requiere que las decisiones
propias de la autoridad de los administradores individuales deben tomarlas ellos en lugar
de hacerlas ascender por la estructura de la organización.
La estructura organicional: actividades departamentalizadas: La
organización incluye el diseño de una estructura departamental. Aunque hay varios
principios en esta área uno de ellos es de gran importancia.
Principio de la definición fundamental
Mientras más clara sea la definición de un puesto o un
departamento sobre los resultados esperados, las actividades a realizar y la autoridad de
organización delega y la comprensión de las relaciones de autoridad e informales con
otros puestos, la persona responsable podrá contribuir en forma más adecuada al logro de
los objetivos de la empresa.
El proceso de organización: Los diversos principios de
delegación de la autoridad y de la departamentalización son verdades fundamentales del
proceso organicional. Se relacionan con fases de los dos aspectos primarios de organizar:
la autoridad y los agrupamientos de actividades.. Existen ortos principios que se refieren
al proceso de organizar, a través de cuya aplicación los gerentes obtienen un sentido de
proporción o una medida del proceso total de la organización.
Principio del equilibrio
En toda estructura existe la necesidad del equilibrio
aplicación de los principios o técnicas debe estar equilibrada para asegurar eficacia
global de la estructura para cumplir los objetivos de la empresa.
El principio del equilibrio es común a todas las áreas de las
ciencias y a toda las funciones del administrador. Las ineficacias de extensos tramos de
administración se deben equilibrar con las ineficacias de largas líneas de
comunicación. Las pérdidas ocasionadas por el mando múltiple se deben equilibrar con
las ganancias provenientes de la pericia y la uniformidad para delegar la autoridad
funcional en los departamentos de "stall" y de servicios. Los ahorros de la
especialización funcional en la departamentalización se deben equilibrar con las
ventajas de establecer departamentos responsables de utilidades, semi independientes por
el conducto o por territorio. De nuevo resulta evidente que la aplicación de la teoría
de la administración depende de la situación específica.
Principio de flexibilidad
Mientras más increíbles se tomen para otorgar mayor
flexibilidad a la estructura de una organización, mejor podrá ésta cumplir con su
propósito. En cada estructura se deben incorporar procedimientos y técnicas para
anticipar y reaccionar ante el cambio. Toda empresa avanza hacia su meta en un ambiente
cambiante, tanto externo como interno. La empresa que sufre de inflexibilidad, tanto si se
trata de resistencia al cambio, procedimientos demasiado complicados o líneas
departamentales demasiado rígidas, se arriesga a ser incapaces de hacer frente a los
retos de los cambios económicos, técnicos, biológicos, políticos y sociales.
Principio de facilitación del liderazgo
Puesto que la gerencia depende en alto grado de la calidad del
liderazgo de quienes se encuentran en puestos gerenciales, es importante que la estructura
organicional contribuya a crear una situación en la que el administrador pueda dirigir
con mayor eficacia. En este sentido, la organización es una técnica para fomentar el
liderazgo. Si la asignación de autoridad y los arreglos estructurales crean una
situación en la que exista la tendencia a que los jefes de departamentos sean
considerados como líderes y en el cual se les ayude en sus tareas de liderazgo la
estructuración organicional habrá cumplido una tarea esencial.
