Los 14 principios de la administración de Henri Fayol
La llegada de la Revolución Industrial a mediados del siglo XVIII trajo consigo las fábricas. Y con ellas, llegó una serie de problemas administrativos que durante más de 150 debieron ser resueltos con gran dificultad por los empresarios, quienes no contaban en ese entonces con modelos y métodos que les permitiesen administrar eficientemente sus organizaciones.Por: Sven Sanchez
Afortunadamente, el ingeniero francés Henri Fayol (1841 – 1925) publicó en 1916 su libro “Administración Industrial y General”, que le valió ser considerado el padre de la administración moderna. En esta obra detalló 14 principios de la administración, los cuales esencialmente explican la forma en la que los gerentes deben organizar a sus empleados e interactuar con ellos.
Afortunadamente, el ingeniero francés Henri Fayol (1841 – 1925) publicó en 1916 su libro “Administración Industrial y General”, que le valió ser considerado el padre de la administración moderna. En esta obra detalló 14 principios de la administración, los cuales esencialmente explican la forma en la que los gerentes deben organizar a sus empleados e interactuar con ellos.
Al presentar los principios de la administración, Fayol mantuvo dos cosas en mente. Primero, que la lista de principios no debía ser muy larga sino sugestiva e incluir únicamente aquellos principios que se pudieran aplicar en la mayoría de situaciones. Segundo, que los principios debían ser flexibles para poder realizar cambios en caso de ser necesarios.
Los 14 Principios Administrativos de Fayol, a pesar de tener más de un siglo, siguen siendo reconocidos y aceptados universalmente en la actualidad. No importa cuánto avance la tecnología, o si la empresa es grande o pequeña, conocer estos principios debe ser de interés para todo administrador.
Estos son los 14 principios de la administración de Henri Fayol y la forma en la que puedes implementarlos en tu organización:
(1) División del trabajo
Este principio nos dice que el trabajo debe dividirse en varias
partes, y que a cada individuo debe asignársele únicamente una parte del
trabajo de acuerdo con sus habilidades, en vez de darle todo el trabajo
a una sola persona.
Cuando un individuo en particular realiza el mismo trabajo
repetidamente, se convertirá en un experto realizando esa parte
particular de todo el trabajo. En consecuencia, la organización se
beneficiará de la especialización del trabajador.
Por ejemplo, una fábrica de muebles recibe una orden para producir
100 mesas. La fábrica cuenta con 5 trabajadores. Hay dos formas de
completar este pedido. La primera, es que cada trabajador complete 20
mesas.
La segunda forma puede ser distribuir las diferentes partes de la
mesa, como las patas, los soportes laterales, el top, el ensamblado y el
acabado a los 5 trabajadores, de tal manera que cada trabajador realice
la misma tarea para las 100 mesas. Lógicamente, este método es mucho
más eficiente que el primero.
El principio de división del trabajo no se aplica a los
trabajadores únicamente sino también a los gerentes. Por ejemplo, si un
gerente pasa un largo período de tiempo trabajando en las mismas
actividades, se convertirá en un experto en ese trabajo particular. En
consecuencia, podrá tomar más y mejores decisiones en menos tiempo.
Los efectos positivos de la especialización en el trabajo son la
mejora en la calidad del trabajo, aumento en la velocidad de producción y
menor gasto de recursos.
(2) Autoridad y Responsabilidad
De acuerdo con este principio, la autoridad y la responsabilidad
deben ir de la mano. Significa que solamente puede responsabilizar a un
individuo particular por un trabajo que se le asignó, si también le dio
la autoridad suficiente para descargar esa responsabilidad.
No es correcto responsabilizar a una persona por un trabajo en
ausencia de autoridad. De acuerdo con Fayol, “el resultado de la
autoridad es la responsabilidad. Cuando la autoridad se usa, la
responsabilidad nace automáticamente.”
Por ejemplo, el Gerente General de una compañía ha duplicado la
meta de ventas para el siguiente año. Para lograr este objetivo, debe
darle autoridad al Gerente de Ventas para contratar nuevos
representantes de ventas y realizar publicidad de acuerdo con la
necesidad. Si la autorización para llevar a cabo estas cosas no es
proporcionada, el Gerente de Ventas no puede ser responsabilizado por no
alcanzar la meta.
(3) Disciplina
La disciplina es esencial en cualquier trabajo exitoso. Fayol
considera que la disciplina significa obediencia, respeto de la
autoridad y observancia de las reglas establecidas.
La disciplina puede establecerse mediante una buena supervisión en
todos los niveles, una explicación clara de las reglas y la
implementación de un sistema de premios y castigos. Los empleados
obedecerán solo si reciben una buena dirección por parte de su gerente.
Un gerente puede dar un buen ejemplo a sus subordinados disciplinándose a
sí mismo.
Por ejemplo, si los empleados rompen su promesa de trabajar a su
mayor capacidad, equivaldría a una violación de su obediencia. O si un
gerente tiene autoridad de realizar ventas al crédito, pero únicamente
ofrece esta facilidad a sus familiares y amigos, equivaldría a ignorar
su respeto por su autoridad.
(4) Unidad de Comando
De acuerdo con el principio de Unidad de Comando, cada empleado
debe recibir órdenes solamente de un superior a la vez, y ese empleado
debe responder únicamente a ese superior sin que existan otras líneas de
comando en conflicto. Si hay varios superiores impartiendo ordenes al
mismo empleado, éste no sabrá a cuál orden darle prioridad, generando
confusión.
Esta situación afecta negativamente la eficiencia de los
subordinados. Por otra parte, cuando hay varios superiores, cada
superior quiere que se les dé prioridad a sus órdenes. Este problema de
egos crea la posibilidad de un enfrentamiento con otros gerentes. En
consecuencia, su propia eficiencia puede verse afectada.
(5) Unidad de Dirección
La Unidad de Dirección significa que únicamente debiera haber una
cabeza para un plan para un grupo de actividades que tienen el mismo
objetivo. En otras palabras, debe haber un plan de acción para un grupo
de actividades que tienen el mismo objetivo y debe haber un solo gerente
para controlarlas.
Por ejemplo, supongamos que una empresa fabrica dos productos,
motonetas y automóviles. Por lo tanto, tiene dos divisiones. Como cada
producto tiene sus propios mercados y problemas, cada división debe
tener sus propias metas, y planificar de acuerdo a sus condiciones
específicas para lograr los mejores resultados.
Es necesario distinguir entre la unidad de comando y la unidad de
dirección. La unidad de comando significa que únicamente debe haber un
gerente dando órdenes a un empleado, mientras que la unidad de dirección
significa que únicamente debe haber un gerente ejerciendo el control de
todas las actividades hacia un mismo objetivo.
(6) Subordinación del interés individual al interés general
De acuerdo con este principio, el interés general o el interés de la organización están por encima de todo.
Por ejemplo, si un gerente se encuentra en la posición de tomar una
decisión que podría dañarlo personalmente pero cuyo resultado beneficia
a la empresa, lo correcto sería que tome la decisión. Por el contrario,
si una decisión ayuda al gerente de manera personal pero resulta en una
pérdida para la empresa, dicha decisión nunca debería de ser tomada.
(7) Remuneración a los empleados
Si esperas que tus empleados sean disciplinados, quieres tener
unidad de dirección y comando, entonces debes remunerar a los empleados
para que se concentren en su trabajo en vez de estar pensando en irse a
trabajar con la competencia.
Fayol es de la opinión de que los empleados deben recibir una
remuneración justa para que tanto los empleados como los dueños se
sientan igualmente satisfechos. Es tarea del administrador asegurarse
que los empleados reciban una remuneración acorde a su trabajo.
Por el contrario, si los empleados no reciben una remuneración
justa por su trabajo, éstos no trabajarán con dedicación, honestidad ni a
plena capacidad. Como resultado, la organización terminará fracasando.
Una remuneración justa depende de varios factores como el costo de
vida, la demanda de trabajos y la habilidad del empleado. De acuerdo con
Fayol, para motivar a los empleados es necesario darles otros
incentivos además de la remuneración general, como bonos, premios y
reconocimientos.
Por ejemplo, supongamos que las cosas marchan bien y la compaña
está logrando buenos ingresos. En tal situación, la remuneración de los
empleados debiera incrementarse sin que éstos siquiera deban
solicitarlo. Si esto no se hace, los empleados dejarán la empresa a la
primera oportunidad y se tendrá que incurrir en gastos de contratación y
entrenamiento de nuevo personal que significarán una pérdida para la
empresa y una merma en la eficiencia.
(8) Centralización y Descentralización
La centralización es la cantidad de control que recae en las
personas de una organización. Si hay un grupo selecto de personas que
tienen control (por ejemplo en grandes corporaciones), entonces esto se
conoce como centralización. Por otra parte, si el control de la
organización está en manos de un porcentaje mayor de personas (como en
las pequeñas empresas), se conoce como descentralización.
Las organizaciones deben mantener un balance entre centralización y
descentralización, apuntando a una centralización efectiva en vez de
completa centralización o completa descentralización. Al hablar de
centralización efectiva, Fayol sugiere que los superiores mantengan la
autoridad de tomar las decisiones importantes, mientras que las
decisiones diarias y de menor importancia sean delegadas a los
subordinados.
Por ejemplo, las decisiones en cuanto a la determinación de
objetivos, políticas y expansión del negocio deben permanecer en manos
de los superiores. Mientras que la autoridad para comprar insumos y dar
permisos a los empleados debe ser delegada a los subordinados.
La mayoría de grandes empresas tienen unidades estratégicas de
negocios que también son una forma de descentralización. Estas unidades
estratégicas de negocios tienen su propio poder para tomar decisiones.
De manera similar, muchas empresas pequeñas comparten la autoridad de
manera descentralizada para realizar el trabajo más rápidamente. Sin
embargo, esto depende del negocio y el tipo de industria.
Los efectos positivos de este principio son:
- Reducción de la carga de trabajo de los superiores
- Mejores decisiones son tomadas más rápidamente
- Mejora la iniciativa de los empleados
(9) Cadena escalonada
Toda organización tiene una jerarquía. La cadena escalonada se
refiere a una línea formal de autoridad que se mueve desde el rango
superior hasta el rango más inferior en una línea recta.
De acuerdo con Fayol, la cadena debe ser clara y seguirse de
manera estricta. Significa que las comunicaciones deben moverse desde el
tope hacia la base y viceversa en una línea recta. La condición
importante es que ningún nivel en la cadena de mando sea saltado durante
la comunicación.
Sin embargo, también es fundamental la comunicación lateral,
siempre y cuando los superiores la autoricen. Este concepto se
desarrolló para que empleados del mismo rango se puedan contactar en
caso de emergencia para evitar retrasos en la comunicación.
(10) Orden
El lugar de trabajo debe ser seguro y limpio para todos los
empleados. El principio de orden dicta que debe haber un lugar para cada
cosa, cada cosa debe estar en su lugar y la persona indicada debe estar
en el lugar indicado. Debe haber un orden para los materiales, las
cosas y las personas en la organización de modo a lograr mayor
eficiencia y coordinación.
El orden de las cosas es llamado Orden Material, y el orden de las
personas es llamado Orden Social. Si una organización no trabaja de
forma ordenada, habrá caos. Mantener el orden material y social asegura
que todos en la organización conozcan su lugar de trabajo, lo que cada
quien debe hacer y de donde debe obtener el material requerido.
Consecuentemente, todos los recursos en la organización serán utilizados
apropiadamente.
(11) Equidad
Al lidiar con los empleados, el gerente debe ser amable, justo y
tratar a todos los empleados por igual. La equidad crea equidad y
devoción de los empleados hacia la organización. El principio de equidad
sugiere que los gerentes deben ser imparciales, sin mostrar
preferencias.
Una queja común entre los empleados es que sienten que otros
empleados son tratados de forma distinta, son mejor remunerados o son
promovidos a un mejor puesto a pesar de tener un rendimiento inferior.
Una organización justa es aquella en la que se mantiene la equidad para
todos. Si la compañía es ética, la equidad se conseguirá de manera
automática.
Fayol también nos dice con este principio que no debe haber un
trato igual hacia dos empleados cuyo desempeño es distinto. Si un
empleado trabaja muy bien y otro trabaja mal, el segundo debe ser
tratado severamente. Eso sería lo justo y equivaldría a equidad. Por
esto mismo Taylor sugirió su método de remuneración diferencial.
Por ejemplo, un obrero termina 10 unidades de un producto en un
día. Otro obrero que es pariente del supervisor completa solo 8
unidades, pero recibe la misma remuneración que el primero. Esto viola
el principio de equidad. El segundo obrero debería recibir menos
remuneración que el primero.
(12) Estabilidad del personal
Los administradores deben realizar un esfuerzo por reducir la
rotación de personal. Naturalmente, si hay demasiada rotación, se
perderá mucho tiempo en capacitación y entrenamiento y subirán los
costos. A los costos de reclutamiento y selección se debe sumar el
aumento en errores y defectos en la producción y el sentimiento de
inestabilidad en los empleados. La retención de empleados productivos
debe ser prioritaria.
Aunque puede tomar tiempo, los gerentes deben dar suficiente
tiempo a los empleados para asentarse en sus nuevos puestos, ya que
éstos deben aprender a realizarlos bien para volverse más eficientes. De
acuerdo con Fayol, los empleados deben sentirse seguros y estables en
su puesto ya que la inestabilidad lleva a la ineficiencia.
Si analizamos a las empresas exitosas, se toman la rotación de
personal muy en serio. Cuentan con varios procedimientos para asegurarse
que sus empleados no abandonen a la compañía, e incluso si lo hacen, la
gerencia realiza un gran esfuerzo para averiguar los motivos por los
cuales un empleado decide dejar la empresa. De forma similar, utilizan
tácticas para que sus empleados no se aburran e incentivos para mantener
su iniciativa.
Las organizaciones exitosas tienen un grupo de empleados estables. Estos son algunos de los beneficios en pocas palabras:
- Entre menos rotación, mejores son las ganancias.
- Una alta rotación significa un aumento de los costos de reclutamiento, selección, capacitación, entrenamiento, rechazos por productos defectuosos.
- Si la rotación es baja significa que los empleados están contentos y la empresa se desarrollará más rápido al contar con empleados entrenados en todos los puestos.
(13) Iniciativa
Los empleados deben tener la suficiente libertad para planificar
sus labores y llevarlas a cabo, siempre dentro de los límites de la
autoridad y disciplina. Los gerentes deben abandonar su falso sentido
del prestigio para alentar la iniciativa en los empleados y animarlos a
expresar nuevas ideas. Esto motiva el interés y el involucramiento de
los empleados, lo cual crea un valor agregado para la empresa y termina
por convertirse en una fortaleza para la organización. La iniciativa
brinda satisfacción a los empleados y conlleva al éxito de la empresa.
Por ejemplo, un vendedor le sugiere al gerente de ventas que
implemente una nueva técnica de negocios. El gerente de ventas le dice
al vendedor que eso no es posible e ignora la sugerencia sin siquiera
pensarlo. En esa situación, el vendedor que fue menospreciado nunca
volverá a ofrecer alguna sugerencia porque su deseo de tomar iniciativa
ha sido suprimido.
Si por el contrario su sugerencia hubiera sido escuchada de manera
atenta (aunque no se hubiera implementado), la iniciativa del empleado
habría sido alentada y tendría el valor de ofrecer nuevas sugerencias en
el futuro.
Suena muy bien cuando escuchamos que una compañía ha innovado y
lanzado un producto nuevo al mercado. Pero muchas veces nos preguntamos
por qué las empresas no innovan constantemente. Si analizas a las
empresas más innovadoras te darás cuenta que son las que alientan a sus
talentos jóvenes y viejos para expresar sus ideas, mostrando interés en
ellas e involucrándose para motivar a esos profesionales.
Google, Apple y Amazon son algunas de las empresas que han
implementado este principio de Fayol. En Google, los desarrolladores e
ingenieros tienen un tiempo para distraerse y relajarse mientras piensan
en ideas innovadoras que puedan convertirse en productos para Google.
Lo mismo sucede en Apple y Amazon. Al alentar la iniciativa de los
empleados, el nivel innovador de esas empresas es elevado.
Efectos positivos de la iniciativa:
- Incrementa el poder de pensamiento de los empleados
- Se logra la cooperación entre los empleados al implementar decisiones
- Aumenta el sentimiento de apego hacia la organización
(14) Espíritu de equipo
De acuerdo con este principio, el administrador debe esforzarse
continuamente por desarrollar un espíritu de equipo, cooperación y
unidad entre sus subordinados. Para lograrlo, el primer paso es utilizar
la palabra “nosotros” en vez de “ustedes” al hablar con ellos.
El espíritu de equipo es la unión entre la gerencia y los empleados
de la empresa, que lleva a que una organización se sienta orgullosa de
lo que hace logrando lealtad de sus empleados y clientes. Contribuye a
la cultura organizacional y crea una atmósfera de confianza mutua y
entendimiento.
La cohesión entre los empleados es una fuente de gran fortaleza
para la organización y una cualidad en los negocios exitosos. El
espíritu de equipo le da una verdadera ventaja competitiva a la
organización porque significa que los empleados son entusiastas, están
motivados y harán lo que sea por la empresa o la gerencia.
■ Las funciones administrativas de Fayol
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